CAFM y GMAO son términos que suelen utilizarse indistintamente en el sector de la gestión de instalaciones y del mantenimiento. Aunque comparten bastantes similitudes, hay ciertas diferencias que los diferencian. Aquí vamos a repasar la información relevante para comparar ambos sistemas. Esto le ayudará a hacerse una mejor idea de cuál es el más adecuado para sus necesidades.
¿Qué es el CAFM?
Computer-aided facility management (CAFM) es un término utilizado para la tecnología que ayuda mejor a las empresas a manejar sus herramientas, procedimientos y activos. Apoya la gestión inmobiliaria y la automatización de las instalaciones integrando varias plataformas y ayudando a los gestores a planificar e identificar las operaciones de las instalaciones. Este software permite a los gestores de instalaciones analizar diferentes patrones para que se tomen mejores decisiones y la empresa pueda prosperar.
CAMF vs. GMAO vs. IWMS vs. EMS
Por otro lado, el Gestión de Mantenimiento Asistida por Ordenador (GMAO) es un elemento del software CAFM que se centra completamente en el mantenimiento. Permite a los técnicos y gestores de mantenimiento adquirir una visión más completa de las operaciones de mantenimiento. Esto incluye acciones como el seguimiento de las averías, el registro de la mano de obra en equipos importantes y la apertura del historial de activos. El uso de un GMAO puede ayudar a optimizar el uso de los equipos físicos disponibles, las instalaciones y promover una mejor comunicación. Se puede comunicar con los proveedores asignados directamente dentro de la orden de trabajo, lo que hace que la comunicación con respecto a la orden de palabra específica sea consistente y más clara.
La principal diferencia entre el CAFM y el GMAO tiene que ver con el enfoque y el alcance. Mientras que el CAFM se centra más en los aspectos de automatización de la gestión de instalaciones, el GMAO se centra más en la gestión de las operaciones de mantenimiento de las instalaciones.
Además de CAFM y GMAO, IWMS y EMS son otros sistemas de software que se utilizan en la gestión de instalaciones. IMWS (Integrated Workplace Management System) o sistema de gestión integrada del espacio de trabajo, es una plataforma que permite a las empresas optimizar los recursos del lugar de trabajo, como su cartera de inmuebles, los activos de las instalaciones y otras infraestructuras. Otro sistema de gestión es el EMS (Environmental Management Systems) o Sistema de Gestión Ambiental que está diseñado para gestionar los programas de sostenibilidad y el medio ambiente de una empresa. Lo hace controlando estrechamente el impacto medioambiental de las actividades de la empresa.
¿Qué hace una aplicación de GMAO?
La planificación previa es la clave del éxito de la gestión del mantenimiento, y una GMAO ayuda precisamente a ello. Para ello, realiza un seguimiento de todos los activos de su empresa. Proporciona un ámplio número de información sobre los activos relacionada con sus fabricantes, garantías, vida útil y proveedores. El software de GMAO se utiliza ampliamente en los sectores de gestión de instalaciones, fabricación, generación de energía, transporte y construcción, entre otros. Su núcleo reside en una base de datos que contiene y mantiene toda la información sobre los activos, los recursos, el material y el mantenimiento de los equipos. La información de una base de datos de GMAO respalda diferentes funciones del sistema, que le permiten registrar la información de los activos y gestionar los recursos laborales y materiales.
¿Cuáles son las funciones esenciales del software CAFM?
El software CAFM ofrece al gestor de las instalaciones todas las herramientas y capacidades administrativas adecuadas para gestionar, seguir, planificar e informar sobre las operaciones de las instalaciones. Las funciones más significativas de un sistema CAFM incluyen
- Ayudar al gestor de las instalaciones a asegurarse de que los activos de la empresa se utilizan correctamente con el menor coste posible y el máximo beneficio
- Apoyar la gestión estratégica y operativa de las instalaciones. Esto incluye todas las tareas técnicas, infraestructurales y administrativas de FM que tienen lugar cuando la instalación está en funcionamiento.
¿Cómo implantar el CAFM en una empresa?
Como empresa, la adopción de un software CAFM puede abrir muchas puertas que garanticen la calidad del servicio y los bajos gastos de funcionamiento. Si se ha asegurado el presupuesto para adquirir el sistema de gestión de instalaciones asistido por ordenador de su elección, el siguiente gran paso en su implementación exitosa de CAFM. El simple hecho de elegir un software CAFM e instalarlo en su empresa no es lo mismo que implantarlo correctamente en toda la empresa.
- El primer paso, y el más importante, es comprender y definir claramente sus objetivos. Conocer sus necesidades y lo que desea conseguir con el software le ayudará a sentar una base sólida.
- El siguiente paso es buscar una solución que responda específicamente a sus necesidades y que pueda adaptarse a sus requisitos. De la lista de muchas soluciones CAFM, puede elegir la que mejor se adapte a sus necesidades.
- El último paso es implementar el sistema por etapas y no de una sola vez. Por ejemplo, empiece por automatizar primero las operaciones de mantenimiento del edificio y luego amplíe gradualmente la implantación en otras áreas, como la mejora de la gestión del edificio con soluciones de alta tecnología.
¿Qué tipo de empresas se benefician más de la CAFM y la GMAO?
Tanto las soluciones de CAFM como las de GMAO pueden ser utilizadas por empresas de todos los sectores, ya que ayudan en aspectos como la planificación del mantenimiento, la reducción de gastos y la organización sustancial. Sin embargo, las pequeñas empresas nuevas, los negocios de gestión de instalaciones y los equipos de mantenimiento pueden utilizar este software especialmente. Entre ellas se encuentran los propietarios de bienes inmuebles, la gestión de propiedades y las empresas de gestión de instalaciones.
¿Vale la pena invertir en CAFM o GMAO?
Debido a la gran cantidad de ventajas que CAFM y CMMS aportan a las empresas, definitivamente vale la pena invertir en ellos. Estas ventajas incluyen el conocimiento exhaustivo de su inventario, el control del mantenimiento preventivo y el control de los gastos generales. Si todavía está confundido, consulte este artículo para obtener más información sobre si debería adquirir un software CAFM y CMMS.
Principales funciones de CAFM y GMAO
Gestión de activos
Los activos son un componente importante de cualquier gestión de instalaciones. Con un sistema CAFM, puede planificar diferentes enfoques de mantenimiento preventivo, predictivo o reactivo en función del rendimiento de un activo específico.
Gestión de los gastos
El mantenimiento reactivo puede generar gastos innecesarios, sobrecarga de trabajo y, en última instancia, un mal servicio. Un sistema CAFM puede ofrecer programas de mantenimiento preventivo, identificar los gastos de mantenimiento y tomar las decisiones adecuadas en relación con los activos. A largo plazo, esto puede ayudar a gestionar los gastos y minimizar la posibilidad de reparaciones repentinas y costosas.
Seguimiento de órdenes de trabajo
Un sistema CAFM también funciona como base de datos, lo que permite a las empresas identificar y conservar los informes relativos a los incidentes. Todos los problemas de seguridad o no seguridad que tengan lugar en sus instalaciones pueden añadirse al informe y revisarse. Esto permite a su empresa estar preparada para todo tipo de controles y auditorías.
Gestión de espacios
El software CAFM almacena toda la información importante sobre los activos, para que los gestores tengan una visión más amplia de cómo se utilizan las instalaciones. Muchas de las herramientas están diseñadas para ayudar a planificar el espacio ofreciendo la mejor distribución. Independientemente de sus necesidades de planificación del espacio, puede confiar en que CAFM le ayudará.
Al utilizar una aplicación de GMAO, puede esperar las siguientes características:
Análisis y reportes
Una vez que se introducen los datos en la aplicación de GMAO, se puede solicitar cualquier análisis o informe. Esa información de los activos pasa a formar parte de la base de datos, y el gestor es informado de cualquier problema detectado. También se recomiendan posibles soluciones. Otra información de los activos que puede almacenar en su software de gestión de mantenimiento CMMS incluye su historial de trabajo, los comentarios de los clientes, los recursos de mano de obra y las tareas de trabajo.
Gestión de las órdenes de trabajo
La GMAO también ofrece otra función personalizable, que consiste en supervisar las órdenes de trabajo para la reparación/gestión de activos. Las órdenes de trabajo se generan automáticamente según un plan de mantenimiento preestablecido y responden a las solicitudes de mantenimiento realizadas por el personal. En caso de que algo vaya mal, los gestores pueden responsabilizar a la persona adecuada mediante el seguimiento de la información.
Mantenimiento preventivo
Una de las características fundamentales del software de GMAO es su capacidad para proporcionar mantenimiento preventivo. El mantenimiento preventivo es un plan de mantenimiento proactivo que se lleva a cabo con regularidad para abordar los indicios de daños en los equipos antes de que se estropeen por completo. No tiene que preocuparse de que cualquier problema, pequeño o grande, pase desapercibido y afecte posteriormente a la productividad general de la empresa. Se eliminan las averías inesperadas y también se maximiza la seguridad laboral. La GMAO no sólo le permite crear rápidamente programas preventivos para los activos en función del uso o del tiempo, sino que también automatiza la parte administrativa del mantenimiento.
Gestión de proveedores
Un software de gestión de mantenimiento GMAO eficaz también ayudará a su empresa con la gestión de proveedores y activos. Cuando los empleados necesitan un nuevo inventario, pueden simplemente rellenar un formulario de solicitud, lo que ahorra tiempo y esfuerzo. También mantiene a todo el mundo actualizado sobre la orden de trabajo, como por ejemplo, cuándo se ha procesado la orden por parte del proveedor.
Encuestas sobre la propiedad y compartición de reportes con dirección
La GMAO facilita a la alta dirección el seguimiento de las estadísticas relevantes de las operaciones de mantenimiento a través de los informes de la GMAO. Esto incluye las encuestas de la propiedad que planifican, gestionan y completan las inspecciones fácilmente. Las inspecciones son extremadamente cruciales para la satisfacción de los inquilinos, y dan sus frutos a largo plazo. Con CAFM, puede modernizar una serie de encuestas e inspecciones de la propiedad, como las revisiones de calidad, las mudanzas y la información de ingeniería. El software de auditoría e inspección de propiedades de hoy en día promete un excelente retorno de la inversión al compartir informes y estadísticas precisas dentro de un marco de tiempo establecido. Esto ayuda a eliminar cualquier incoherencia y mejora la eficiencia.
¿Cómo será el futuro del CAFM?
El futuro del CAFM es muy prometedor, ya que actúa como una herramienta de mantenimiento "todo en uno". La externalización del apoyo a la gestión de instalaciones en casi todos los sectores está garantizada, pero las empresas se están decantando cada vez más por el CAFM. Esto se debe a que se dan cuenta de lo importante que puede ser la inteligencia y la información almacenada en la base de datos.
Hoy en día, los inquilinos esperan mucho más de sus edificios de oficinas que antes. Quieren un espacio en el que puedan sentirse seguros y protegidos, y esperan tecnologías que mejoren el rendimiento del lugar de trabajo. Por ello, los propietarios y gestores de edificios deben empezar a invertir en software de experiencia del inquilino para ayudar a crear una experiencia más lucrativa para ellos. Se espera que la popularidad de las aplicaciones para inquilinos crezca, ya que todos los inquilinos del edificio pueden beneficiarse de estas tecnologías, y puede ser un complemento ideal para el software CAFM y CMMS que ya se está implementando en las instalaciones.
La tecnología móvil también se está disparando, tanto para la eficiencia empresarial como para la auditoría. Hay muchos problemas relacionados con la inaccesibilidad de las solicitudes desde cualquier dispositivo, que CAFM debe resolver.
Conclusión
En definitiva, tanto CAFM como GMAO son potentes herramientas empresariales que pueden mejorar en gran medida la eficacia de las operaciones de gestión de instalaciones. Sin embargo, su enfoque de actividad difiere, por lo que es importante que sepa cuál se adapta mejor a sus necesidades. Si no está seguro de qué sistema se ajusta mejor a sus necesidades, póngase en contacto con los expertos de Velis Real Estate Tech hoy mismo y solicite una demostración gratuita de Singu FM. El software es una solución híbrida de CAFM y GMAO que también es compatible con una aplicación única para inquilinos, diseñada para mejorar la experiencia de los ocupantes.
