¿Qué es exactamente el CAFM?
CAFM es un acrónimo de Computer-Aided Facility Management, un software de gestión de instalaciones diseñado para optimizar y automatizar las operaciones diarias de la propiedad relacionadas con la inspección, el mantenimiento, las relaciones con los inquilinos, la gestión de subcontratistas y el seguimiento del cumplimiento.
CAFM puede ser fundamental para conectar y agilizar el edificio y sus instalaciones asociadas con las operaciones y los ocupantes de la organización que implementa el software.
Precisión
Aunque las hojas de cálculo son una forma sencilla de registrar la información y gestionar el flujo de trabajo, sólo son adecuadas para su uso a pequeña escala. Además, ofrece poca coherencia en la captura de datos y la elaboración de informes y es vulnerable a importantes riesgos de seguridad de los datos. Por el contrario, el sistema CAFM le permitirá registrar, informar y supervisar la información de los datos con gran precisión, mejorando el rendimiento general, la comunicación y los gastos.
Costo
La amplia capacidad de elaboración de reportes de un CAFM le permite utilizar los datos en tiempo real para una toma de decisiones eficiente e informada. Tener un acceso eficiente a la información permite a los gestores de sus instalaciones gestionar recursos de forma más productiva y adecuada.
Por ejemplo, la planificación periódica del mantenimiento ayuda a prolongar la vida útil de los activos, a evaluar eficazmente el rendimiento con respecto a los acuerdos de nivel de servicio, a centralizar las operaciones para cumplir los plazos y a evitar sanciones por incumplimiento.
Flexibilidad
Al ser un software basado en la nube, CAFM le permite acceder de forma remota a su sistema de gestión de instalaciones en cualquier dispositivo y desde cualquier lugar, incluso sin conexión a Internet. Esto significa que puede tener acceso continuo a un registro preciso en tiempo real del flujo de trabajo, por ejemplo, el personal de campo cargando información como notas de voz e imágenes, y los gestores asignando tareas en función de la ubicación geográfica de cada miembro del equipo.
4. Integración
La mayoría de los CAFM ofrecen una interfaz de sistema fácil de usar para minimizar la curva de aprendizaje. Además, algunos de ellos pueden integrar aplicaciones de terceros, como sistemas de gestión de activos y ERP, mediante la API, la integración con sensores IoT y la integración con BIM para ofrecer transparencia operativa a toda la organización.
5. Datos Masivos
El CAFM se está convirtiendo en una parte integral de los servicios de gestión de instalaciones para utilizar la información de manera eficiente. Tener acceso inmediato a la información relativa a la ubicación, el historial y el coste del ciclo de vida de los activos permite a su organización traducirla en estrategias eficaces de mantenimiento predictivo
Diez ventajas principales de utilizar una solución CAFM
1 Mantenimiento reactivo y gestión de órdenes de trabajo centralizados
Un software de gestión de instalaciones y mantenimiento, como Singu FM, equipa a los gestores, al personal de servicio e incluso a los inquilinos con herramientas de comunicación e información para supervisar eficazmente las órdenes de trabajo de su edificio. Un CAFM no sólo le proporciona un sistema intuitivo de gestión de instalaciones para crear y supervisar una tarea, sino que también gestiona su coste. Tanto si se trata de un defecto imprevisto como de un mantenimiento programado, el CAFM le permite hacer un seguimiento de los datos y tomar medidas cuando sea necesario.
2. Mantenimiento preventivo y planificado optimizado
Perder su tiempo, esfuerzos y dinero en tareas de reparación es lo último que necesita su organización. Un enfoque proactivo del mantenimiento de las instalaciones es mucho mejor que un enfoque de extinción de incendios. Un sistema CAFM proporciona funciones prácticas para el servicio de campo. Permite a su equipo de gestión de instalaciones estar al tanto del mantenimiento y la gestión del edificio, prolongando así la vida útil de sus activos y equipos. El software de mantenimiento preventivo y planificado le permite disminuir el tiempo de inactividad de los equipos y reducir el número de reparaciones importantes, reducir los gastos de mantenimiento, aumentar la eficiencia y la productividad general utilizando activos bien mantenidos, y mucho más.
3. Gestión eficaz de los activos
El sistema CAFM en la nube le permite gestionar eficazmente los activos de su edificio. Además de gestionar los datos de los activos, almacenar los documentos para su acceso inmediato y visualizar los activos en el modelo 3D, también puede utilizarlo para medir sus activos de forma eficiente mediante conjuntos de métricas predefinidas, obtener datos en tiempo real sobre los equipos, controlar fácilmente la vida útil de cada activo, etc.
4. Mejora de la gestión de contratistas
Mejore la gestión de sus contratistas a través de CAFM. Puede interactuar cómodamente con sus subcontratistas. El uso de un sistema de gestión de instalaciones le permite almacenar calificaciones, compartir documentos y supervisar los acuerdos de nivel de servicio, etc. También es una potente herramienta para gestionar la información de sus contratistas y agilizar la comunicación a través del portal móvil de proveedores. De este modo, podrá mejorar la eficiencia y obtener una mejor visión del rendimiento de los contratistas. La gestión de contratistas realizada con el sistema CAFM permite a sus contratistas acceder a su portal para actualizar el estado de sus mantenimientos digitales y órdenes de trabajo. De este modo, siempre tendrá un estado actualizado de cada tarea.
5. Reducción de los gastos de mantenimiento
Un acceso fácil a la información financiera esencial, el seguimiento de los gastos y la reducción de los gastos son cruciales, y las soluciones de software de gestión de instalaciones lo hacen posible. El sistema CAFM en la nube le permite agilizar los procesos, como los informes de gastos, los procesos de aprobación y el seguimiento de las finanzas de mantenimiento. Además, puede aprobar y bloquear cómodamente los gastos a través de aplicaciones de escritorio o móviles, añadir notas con explicaciones y agilizar la comunicación entre todas las partes implicadas en la toma de decisiones financieras.
6. Integración de IoT = Gestión más inteligente de las instalaciones y el mantenimiento
El Internet de las cosas (IoT) ya no es un concepto lejano ni un mundo imaginario. Ya está aquí, y podemos admitir sin temor a equivocarnos que vivimos en la era del Internet de las cosas. Los sensores del IoT pueden utilizarse de diversas maneras en diferentes campos para facilitarnos la vida, y no es diferente en el caso de la gestión de las instalaciones y el mantenimiento. Los sensores inteligentes de IoT pueden, por ejemplo, seguir con precisión los movimientos de los trabajadores gracias a la instalación de etiquetas NFC y balizas en todo el edificio, acelerar el proceso de lectura de contadores e inspecciones, ahorrar tiempo y recopilar datos precisos y mucho más.
7. Informes impactantes y visualización de datos
Los datos son los reyes, sin embargo, el aprovechamiento de los datos no sería posible sin la visualización de datos y el sistema de informes adecuados. Por suerte, el moderno software de gestión de instalaciones y mantenimiento ofrece widgets personalizables para organizar la visualización de datos, los resúmenes anuales, las estadísticas de inventario y los informes. Además, le ayudan a estar al tanto de las tareas de reparación y mantenimiento de las instalaciones, a acceder a los datos en tiempo real y a ver toda la información relacionada con las operaciones de su edificio a través de varios cuadros de mando.
8. Gestión de múltiples emplazamientos y de la cartera
¿Gestiona varios inmuebles repartidos por todo el mundo? Con el software de gestión y mantenimiento de instalaciones, puede gestionar toda su cartera desde una única plataforma. Gestionar su cartera inmobiliaria global y manejar varias tareas en diferentes sitios simultáneamente nunca ha sido tan fácil. Con facilidad, puede ver los comentarios de los inquilinos, los ciclos de vida de los activos y los datos relevantes para cada orden de trabajo. La implementación de soluciones CAFM permite recopilar y almacenar fácilmente el historial de gestión y mantenimiento de un edificio, lo que garantiza la transparencia y la creación de puntos de referencia utilizando datos acumulados para cada edificio de la cartera de su empresa.
9. Integración de CAFM y BIM
Una de las últimas tendencias en gestión de instalaciones es la integración con el Modelado de Información de Edificios (BIM). Gracias a esta tecnología, se puede navegar por todo el modelo 3D del edificio e iniciar un recorrido digital para mejorar las operaciones. Los sistemas BIM para FM reducen los gastos de gestión de edificios y controlan de forma significativa sus activos, equipos y propiedades
10. Aumento de la satisfacción de los inquilinos
Cuando se implementan soluciones CAFM es importante pensar en las necesidades de todos los que ocupan el edificio. Una aplicación de gestión y mantenimiento de instalaciones fácil de usar para sus inquilinos les permite utilizar paneles y widgets para un análisis de datos cómodo y eficiente, informar rápida y fácilmente de cualquier problema del edificio y seguir el progreso de los problemas en tiempo real. Los portales para inquilinos pueden aumentar su satisfacción y ayudar a mejorar la comunicación con los administradores del edificio, los técnicos y otros. También es una potente herramienta para los gestores que les permite, por ejemplo, acceder a los documentos pertinentes de cada inquilino, lanzar campañas y crear encuestas para recoger las opiniones de los inquilinos y mejorar constantemente su satisfacción.
Utilizar una solución CAFM tiene más ventajas de las que cree
Las soluciones de software de gestión de instalaciones son uno de los avances más innovadores de la última década. Con una enorme variedad de funciones y beneficios, el software de gestión de instalaciones asistido por ordenador puede ayudar a su organización a realizar un mejor seguimiento de las operaciones y los activos de sus instalaciones y a lograr una mayor productividad y una planificación eficiente.
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