Elegir e implementar con éxito una solución polifacética como el software CAFM no es fácil. Se trata de rediseñar todas sus operaciones, pero tiene que mantener un estándar de prestación de servicios y una experiencia consistente en múltiples instalaciones.
Sin duda, adoptar la solución tecnológica adecuada puede ayudar a enderezar las ineficiencias del proceso empresarial. Sin embargo, un estudio de McKinsey and Company señala que menos de un tercio de la transformación digital de estas organizaciones se traduce en mejoras significativas del rendimiento.
Entonces, ¿cómo asegurarse de que el dinero gastado está bien gastado? Una pista: no se trata de elegir "la mejor" solución de la estantería de un proveedor. Primero hay que hacer la tarea. En este breve artículo, hemos resumido el aparentemente complejo proceso de selección e implantación de una solución CAFM.
Cómo elegir el software de sistema CAFM ideal
Adaptar su modelo de negocio a una solución digital es crucial para el éxito de un rediseño organizativo como la implantación de un software de gestión de instalaciones. No puede hacerlo sin obtener respuestas a las preguntas de por qué necesita la tecnología, qué necesita que haga exactamente y cómo necesita que lo haga.
Para obtener respuestas a estas importantes preguntas, aquí tiene un proceso de descubrimiento en dos pasos que le servirá de guía:
Audite su proceso actual de gestión de instalaciones
Antes de definir los objetivos y requisitos que guiarán su selección, debe realizar un análisis detallado de su proceso diario de gestión de instalaciones. Esto es importante para ayudarle a identificar qué áreas de su proceso necesitan una revisión y los retos que hay que resolver.
He aquí algunos consejos para revisar rápidamente su proceso de gestión de instalaciones e identificar los problemas:
- Mapee su proceso de principio a fin e identifique qué puede automatizarse para reducir la intervención humana y aumentar la eficiencia.
- Eche un vistazo a la rapidez en la comunicación de datos e información entre el personal interno, los proveedores externos y todas las partes interesadas.
- Considere los SLA, los contratos y el proceso de seguimiento del cumplimiento de la legislación.
Al examinar estos importantes procesos de gestión de instalaciones, tenga en cuenta aspectos como las infraestructuras y prácticas de trabajo, los costes de personal y funcionamiento, los requisitos informáticos y la eficiencia general de la prestación de servicios.
Definir el éxito y los requisitos comerciales
Tras revisar su proceso empresarial e identificar sus retos, defina lo que considerará un éxito para resolver esos retos. Para ello, defina sus objetivos e indicadores clave de rendimiento (KPI).
Sus objetivos responderán a la pregunta de por qué necesita un CAFM y cuáles son exactamente los problemas que debe resolver. Sus objetivos pueden girar en torno a la mejora de la eficacia operativa y la prestación de servicios a los usuarios finales.
Por último, al trazar su solución ideal, defina sus requisitos empresariales. De este modo, tendrá una idea clara de cómo debe ser su aplicación de mantenimiento de instalaciones para que su equipo, proveedores y socios puedan utilizarla de forma óptima.
Estos son algunos de los requisitos clave que debería tener en cuenta:
- El tamaño de las instalaciones que se gestionan
- El número de usuarios del sistema de GMAO y sus conocimientos técnicos
- Las posibles integraciones con las soluciones existentes
- Módulos funcionales clave para alcanzar sus objetivos
- Hardware necesario para utilizar un sistema móvil
Cómo elegir su software de gestión de instalaciones
Una vez trazado su software CAFM ideal, lo siguiente es determinar cuál es el sistema más adecuado entre los proveedores. Para ello, debe ser capaz de identificar qué solución de un proveedor satisface sus necesidades y requisitos empresariales. Esto se consigue fácilmente evaluando las características y el conjunto de módulos de procesos de gestión de instalaciones de las soluciones de los proveedores.
También es importante en esta decisión el perfil del proveedor, ya que el nivel adecuado de soporte es crucial para el éxito de la implementación.
En general, un buen software de sistema CAFM será compatible con:
- Captura y seguimiento de datos precisos y en tiempo real
- Análisis holístico de datos e informes simplificados para la toma de decisiones de gestión
- Colaboración fácil y en tiempo real con el personal interno, los proveedores, los técnicos de campo y otros socios.
- Mejora de la eficiencia de los usuarios finales en la prestación de servicios
- Integración con sus procesos y sistemas existentes
- Operaciones sin papel y conectividad móvil
Estas características deben reflejarse en todos los módulos de su proceso prioritario de gestión de instalaciones. Normalmente, un buen software de CMMS y GMAO debe incluir módulos para:
- Mantenimiento reactivo
- Gestión de servicios y horarios
- Gestión de activos y propiedades
- Gestión de contratos y SLA
- Gestión del cumplimiento
- Geolocalización
- Gestión de activos
Para evaluar a su proveedor de soluciones CAFM, tenga en cuenta lo siguiente:
- El nivel de soporte de incorporación y mantenimiento continuo disponible
- El conocimiento del sector por parte del proveedor y las referencias de usuarios existentes de sus soluciones
- El compromiso del proveedor con la innovación continua de su plataforma.
- Las opciones de entrega de la solución del proveedor: en las instalaciones o en la nube. Elija la opción que mejor se adapte a las necesidades de su empresa.
Cómo implementar el sistema CAFM
Planificar el calendario de implementación del proyecto
Una vez elegida la solución CAFM y el proveedor, es importante acordar con éste el calendario de implementación del proyecto. Este calendario del proyecto debe programarse en hitos para su eficacia, desde la fase de puesta en marcha hasta el cierre del proyecto. Debe asegurarse de que se dispone de todos los recursos e infraestructuras necesarios para una implementación satisfactoria.
Prepararse para el cambio
El éxito de la implementación de una solución como un software de gestión de instalaciones no depende únicamente de su superioridad técnica. Implica un cambio de cultura. Lo mejor es adoptar un enfoque de marketing en la implementación de la tecnología para conseguir la aceptación de los usuarios y las partes interesadas. Este enfoque significa sencillamente que se toma la implementación de su solución CAFM como una forma de marketing interno.
El enfoque de marketing para la implementación comienza desde el primer paso, cuando se diseña la solución ideal.
Algunas de las características clave de este enfoque son:
- Participación activa de los usuarios finales y las principales partes interesadas en el diseño de la solución ideal para crear un sentimiento de "propiedad".
- Selección de un Director de Proyecto y, a continuación, de un equipo de promoción. El equipo debe incluir representantes de todos los equipos y socios, para fomentar la aceptación general de la nueva tecnología.
- Comunicación eficaz de las ventajas del nuevo sistema.
Consejos: Para comunicar eficazmente su solución CAFM, cree una historia de cambio para traducir los beneficios organizativos del sistema CAFM en beneficios individuales para su personal interno, proveedores externos y socios.
Organice y migre sus datos
Un sistema de gestión del mantenimiento basado en la nube depende en gran medida de los datos, de ahí la necesidad de garantizar una sólida recopilación de datos con un alto grado de precisión. Los datos imprecisos e incompletos pueden hacer fracasar la implementación del software del sistema CAFM. La participación activa del proveedor del sistema también es crucial para el éxito de la migración de datos.
Deje que el proveedor le oriente sobre el tipo de datos necesarios con una plantilla de datos. Esta es una de las razones por las que es crucial conseguir un proveedor que le proporcione el nivel adecuado de asistencia que necesita.
Lo mejor es recopilar todos los datos necesarios, tanto del sistema heredado como de los nuevos, en un sistema unificado para limpiarlos antes de la migración al nuevo sistema. Unos datos bien organizados y completos resultarán inestimables para el éxito de su sistema CAFM a largo plazo.
Evolución del sistema CAFM
La implementación del sistema debe hacerse por fases: primero un proyecto piloto, luego la formación de los usuarios y, por último, la implementación a gran escala.
Una prueba piloto en forma de demostración proporcionará una plataforma para implicar a los usuarios finales y obtener sus comentarios sobre las mejoras que deben introducirse. Así se afianzará aún más la cultura de "apropiación" entre los usuarios finales. La demostración piloto también servirá para demostrar la viabilidad técnica de la solución CAFM a la alta dirección.
Consejos: Para aumentar la adopción por parte de los usuarios durante el despliegue a gran escala, se puede adoptar un enfoque de gamificación para crear incentivos de uso. Un ejemplo es puntuar a los gestores de activos en función de la frecuencia de uso del sistema, por ejemplo para crear notas o tickets. El gestor con la puntuación más alta recibe un premio. Este enfoque de gamificación puede crearse de forma innovadora para diferentes grupos de usuarios
Reflexiones finales
En resumen, el éxito de la implementación de un sistema digital de gestión de instalaciones depende de tres factores principales. El primero es el grado de alineación del sistema con su modelo operativo. Para lograrlo, se necesita un sistema de software CAFM configurable y ajustable con módulos sólidos de gestión de instalaciones y mantenimiento.
En segundo lugar, el grado de adopción del software de mantenimiento de instalaciones por parte del usuario final es fundamental para el éxito de la implementación. El último factor, y el más importante, es el proveedor del software del sistema CAFM. Nos encontramos en una época de competencia feroz en la que muchas veces las promesas técnicas de los proveedores rara vez coinciden con su entrega. Se necesita un proveedor fiable que ofrezca un soporte profesional preventa y posventa durante todas las fases del proyecto.
Velis LATAM, proveedor de Singu FM, un software basado en la nube creado específicamente para la gestión de instalaciones, propiedades y activos del sector inmobiliario comercial e industrial, es uno de los principales proveedores de soluciones CAFM que ofrece el nivel de asistencia y compromiso que necesita.
